Umfassende Unterstützung beim Management des Investitionsprojekts sowie bei der Durchführung der Aufgaben des Bauaufsichtsbeauftragten

Im Zusammenhang mit der geplanten Umsetzung des Projekts „Modernisierung und zusätzliche Ausstattung der Außenanlagen der Deutsch-Polnischen Begegnungs- und Dialogschule Willy-Brandt-Schule in Warschau“ schreibt der Deutsche Schulverein (Niemieckie Towarzystwo Szkolne w Warszawie) einen Wettbewerb zur Angebotsabgabe für die umfassende Unterstützung beim Management des Investitionsprojekts sowie bei der Durchführung der Aufgaben des Bauaufsichtsbeauftragten aus. Die Arbeiten sind für den Zeitraum von Juni 2026 bis September 2026 geplant. 

I. Gegenstand des Auftrags

1. Projektmanagement 

• Organisatorische Koordination:

a) Überwachung der Übereinstimmung der Maßnahmen mit dem Zeitplan, dem Budget sowie den Anforderungen des Auftraggebers,
b) Zusammenarbeit mit Planern, Auftragnehmern und dem Auftraggeber,
c) Unterstützung bei der Prüfung der Bestandsdokumentation sowie der Pflegeunterlagen für die Grünanlagen,

• Planung und Kontrolle des Investitionszeitplans:

a) Erstellung und Aktualisierung eines detaillierten Zeitplans für die Durchführung der Arbeiten gemäß dem vorgesehenen Zeitraum Juni–September 2026,
b) Identifikation von Risiken für die fristgerechte Umsetzung sowie Einleitung von Korrekturmaßnahmen,
c) Organisation und Durchführung von Koordinationsbesprechungen auf der Baustelle mit Auftragnehmern und Beteiligten (einmal wöchentlich),

• Kontrolle des Projektbudgets:

a) Prüfung von Kostenanschlägen, Angeboten der Auftragnehmer sowie zusätzlichen Leistungen (sofern solche anfallen),
b) Überwachung der Ausgaben entsprechend dem vorgesehenen Budget,
c) Erstellung von Finanzberichten und Kostenübersichten für den Auftraggeber,

• Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen und Analyse der Angebote:

a) Erstellung einer detaillierten Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis) gemäß der Projektdokumentation und den geltenden Vorschriften,
b) Unterstützung bei der Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen bzw. Angebotsanfrage,
c) Mitwirkung am Ausschreibungs- bzw. Vergabeverfahren,
d) formale und inhaltliche Prüfung der eingereichten Angebote,
e) Erstellung einer vergleichenden Übersicht der Angebote und Empfehlung des günstigsten Auftragnehmers,

• Risiko- und Qualitätsmanagement:

a) Identifikation technischer, organisatorischer und formaler Risiken sowie Vorschläge für Präventionsmaßnahmen,
b) Überwachung der Qualität der ausgeführten Arbeiten gemäß den geltenden Normen und der Projektdokumentation,

• Kommunikation und Vertretung des Auftraggebers:

a) laufender Kontakt mit Auftragnehmer, Planer sowie Vertretern des Auftraggebers/Nutzers des Objekts,
b) Teilnahme an Kontrollen, Prüfungen, Audits und Abnahmen,
c) Vertretung des Auftraggebers auf der Baustelle im Rahmen der wahrgenommenen Funktionen,


2. Bauaufsicht (Inspektor für die Aufsicht über Grünanlagen)

• Kontrolle der Übereinstimmung der Bauarbeiten mit der Projektdokumentation:

a) Prüfung der Qualität und des Umfangs der ausgeführten Bauarbeiten,
b) Überwachung der Einhaltung technischer Bauvorschriften, Normen und Regeln der technischen Fachkunde,

• Material- und Qualitätskontrolle:

a) Prüfung der Qualität der verwendeten Materialien sowie deren Übereinstimmung mit technischen Zulassungen, Spezifikationen und Zertifikaten,
b) Möglichkeit der Zurückweisung von Materialien, die die Anforderungen nicht erfüllen oder nicht genehmigt wurden,

• Laufende Überwachung der Umsetzung der Investition:

a) Anwesenheit auf der Baustelle im erforderlichen Umfang, Reaktion auf Problemsituationen und Ausführungsfehler,
b) Meldung von Unregelmäßigkeiten und Empfehlung technischer Lösungen

• Teilnahme an Bauabnahmen:

a) Koordination und Durchführung von Teil- und Schlussabnahmen,
b) Erstellung von Protokollen und technischen Stellungnahmen,
c) Prüfung der Bestandsdokumentation,

• Führung von Aufsichtsunterlagen:

a) Erstellung laufender Berichte über den Fortschritt der Arbeiten (wöchentliche Fortschrittsberichte, Qualitätsberichte im Falle von Mängeln seitens des Auftragnehmers),
b) Führung von Unterlagen zu der Maßnahmen, Empfehlungen, Entscheidungen und Genehmigungen des Auftraggebers.

II. Teilnahmebedingungen am Ausschreibungsverfahren

Am Verfahren können Anbieter teilnehmen, die:

• Erfahrung in der Durchführung oder der Aufsicht von Investitionsprojekten besitzen,
• über die entsprechenden Berechtigungen zur Wahrnehmung der Funktion des Bauaufsichtsbeauftragten verfügen,
• über Kenntnisse und organisatorisches Potenzial verfügen, die eine ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags ermöglichen,
• sich in einer finanziellen und organisatorischen Situation befinden, die eine termingerechte Umsetzung der Aufgabe gewährleistet,
• ein vollständiges Angebot mit allen erforderlichen Informationen einreichen.

III. Anforderungen an das Angebot

Das Angebot sollte Folgendes enthalten:

• Angaben zum Anbieter,
• Beschreibung der Erfahrung und Qualifikationen,
• Kopien der erforderlichen Berechtigungen, vorgeschlagenen Umfang der Unterstützung,
• Netto- und Bruttopreis,
• Kontaktdaten,
• Unterschrift der bevollmächtigten Person.

IV. Frist und Art der Angebotsabgabe

Die Angebote sind bis zum 25. Mai 2026 in elektronischer Form an folgende Adresse einzureichen: m.szpor@wbs.pl

Nach Ablauf der Frist eingereichte Angebote werden nicht berücksichtigt.

Der Deutsche Schulverein behält sich das Recht vor:

• das Verfahren ohne Angabe von Gründen aufzuheben,
• die Bedingungen der Zusammenarbeit zu verhandeln,
• die Anbieter zur Ergänzung von Unterlagen aufzufordern.